Gestern hatte ich über die ALPEN-Methode geschrieben. Im dritten Teil meiner Serie zum Thema Selbst- und Zeitmanagement geht es um die ABC-Analyse

Die ABC-Analyse kategorisiert Aufgaben gemäß Dringlichkeit und Wichtigkeit. Hierbei werden drei verschieden Klassen unterteilt:

A-Aufgaben – Sehr wichtig oder dringlich
B-Aufgaben – Wichtig oder dringlich
C-Aufgaben – Weniger wichtig oder dringlich

Mit dieser einfachen Methode der Aufgabenkategorisierung wird es ermöglicht Prioritäten zu setzen und das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen. Ziel ist es den Fokus auf die Aufgaben, welche den größten wirtschaftlichen Nutzen bringen.

Die ABC-Analyse ermöglicht es mit vergleichsweise wenig Aufwand komplexe Probleme anzugehen und sie grafisch darzustellen, jedoch ist es möglich, dass Aufgaben „zu einfach“ kategorisiert werden. Viele Dinge sind wesentlich trivialer, als dass man sie in nur drei Schubladen einordnen könne. Für eine gute Kategorisierung werden konsistente Daten benötigt.

Beispiel und praktische Anwendung:

Die ABC-Analyse soll, genau wie das Pareto-Prinzip ebenfalls dem Perfektionismus im Büro entgegenwirken. Zum Beispiel spielt es eine wichtige Rolle Prioritäten zu setzen, wenn einem Neukunden Angebote erstellt werden sollen. Hierbei muss ein Augenmerk darauf gelegt werden, dass nur für die Produkte ein maßgeschneidertes Angebot erstellt wird, welche für den Kunden wirklich interessant sind. Für alle anderen Produkte aus dem Katalog gibt es Standardangebote, die entweder mitgeschickt oder weggelassen werden.

Auf diese Art und Weise werden unwirtschaftliche Anstrengungen vermieden. Der Fokus wird auf die Produkte gelenkt, welche am meisten Profit versprechen.

Morgen geht´s dann weiter mit der Eisenhower-Methode