Ich starte heute meine kleine Artikelserie zum Thema Selbst- und Zeitmanagement. Hier stelle ich nach und nach Methoden vor, mit denen die tägliche Arbeitsleistung effektiver werden kann. Los geht´s mit dem Pareto-Prinzip.

Das Pareto-Prinzip wurde vom italienischen Ökonom Vilfredo Frederico Pareto am Anfang des 20. Jahrhunderts entwickelt. Es beruhte ursprünglich auf der Annahme, dass 20 Prozent der italienischen Bevölkerung 80 Prozent des Vormögens der Volkswirtschaft besaßen. Jedoch wurde dieses Prinzip auch auf andere Lebenslagen übertragen. Dies besagt, dass mit 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit 80 Prozent aller Aufgaben erledigt werden können.

Das Bewusstsein für diese Tatsache, ermöglicht es sich vom Gedanken des Perfektionismus zu befreien. Wenn alles zu 100 Prozent erledigt werden soll, dann werden nicht selten aufgrund von Zeitmangel andere wichtige Aufgaben vernachlässigt. Das bewusste Arbeiten mit dieser ermöglicht eine Vielzahl von Aufgaben zufriedenstellend zu erledigen ohne sich dabei zu „verzetteln“.

Aus dem Pareto-Prinzip ergibt sich folgender Ansatz:
In 100 Prozent der Zeit kann entweder eine Aufgabe zu 100 Prozent erledigt werden oder es können fünf Aufgaben zu jeweils 80 Prozent erledigt werden. Die letzte Möglichkeit schafft also 400 Prozent.

Durch das Setzen von Prioritäten und das bewusste Weglassen von perfektionistischen Aufgaben wird die Arbeitsproduktivität im günstigsten Fall also vervierfacht.

Dieser Ansatz kann mittels der ABC-Analyse noch verfeinert werden, indem die zu erledigenden Aufgaben in A-, B- und C-Aufgaben aufgeschlüsselt werden. Anstatt dem 80/20-Prinzip ergibt sich hieraus ein 65/20/15-Prinzip. Je nach Kategorie der Aufgabe sollte ihr also entsprechend viel Zeit gewidmet werden.

Beispiel und praktische Anwendung:

Das Pareto-Prinzip findet vor allem im Büro Anwendung. Oft wird zum Beispiel bei der Erstellung von Präsentationen ein Großteil der Zeit für technische Fragen wie Design und Format verwendet. Viele Aufgaben dauern wegen falschem Perfektionismus zu lange und können stark abgekürzt werden. Bei internen Präsentationen ist das Corporate Design für alle Mitarbeiter in einer Vorlage festzulegen, sodass sich die Mitarbeiter bei der Erstellung der Präsentation ganz auf den Inhalt konzentrieren können.

Ein weiterer Aspekt ist aber auch oft die Angst sein Gesicht zu verlieren, wenn nicht alles perfekt ist. Der Referent meint, dass während eines Meetings negative Eindrücke entstehen können, wenn das Format oder der Schrifttyp nicht stimmt. Viele Dinge werden aber von den Teilnehmern gar nicht beachtet, weil sie nicht wichtig sind. Wer Mut zu Fehlern und zum Nicht-Perfektionismus zeigt, handelt sich im Gegenteil sogar oft Sympathien ein.

Morgen eräutere ich dann die ALPEN-Methode…