3.1 Warum Onlineevents?

Wie bei jedem anderen Event muss auch im Internet eine Zielgruppe definiert werden, bevor mit der Planung eines Onlineportals begonnen werden kann. Eventagenturen benutzen das Internet, um auf ihre Angebote und Fähigkeiten hinzuweisen und um Kunden für reale Events zu gewinnen. Heutzutage können so gut wie alle Dinge des täglichen Lebens online erledigt werden: Mit Freunden kommunizieren, einkaufen, virtuell durch Städte reisen und noch viele weitere Dinge, für welche früher das Haus verlassen werden musste. Das macht das Leben zwar einfacher und bequemer, jedoch entfällt hierbei das haptische Erlebnis, das Erlebnis Dinge wirklich zu fühlen. Dadurch entsteht zurzeit eine Gegenbewegung, in welcher die Konsumenten wieder etwas Live erleben wollen. Viele Menschenarbeiten berufsbedingt oder privat den Großteil des Tages am Computer und nutzen auch wohlwollend die Vorteile, die ihnen dieses Medium bringt. Man schreibt SMS, chattet mit anderen Menschen und kauft mittlerweile fast alles im Internet. Der klassische Einzelhandel wird dadurch nach und nach verschwinden. Dadurch steigt das Bedürfnis nach natürlichen Events, dem Event, an welchem man wieder auf natürlichem Wege Kontakte knüpfen kann und etwas erleben kann. Der Wunsch nach direkter Kommunikation, nach physischem und unmittelbarem Erlebnis, wird die Menschen zu Events treiben.

Bei einem Event sollen nach Möglichkeit alle fünf Sinne angesprochen werden. Im Internet ist nur die Benutzung von zwei Sinnen möglich: Sehen und hören. Da dies dem eigentlichen Sinn eines Events widerspricht, werden die Webseiten der Agenturen so konzipiert, dass den potenziellen Kunden nicht nur die Kompetenzen aufgezeigt werden, sondern, dass die Sehnsüchte nach Erfüllung des haptischen Erlebnisses geweckt werden.

3.2 Konzeption einer Eventwebseite

Die Webseite einer Eventagentur muss anders strukturiert sein, als die eines Warenhauses, in welchem man Produkte kaufen und sich nach Hause liefern lassen kann, ohne physischen Kontakt mit der Firma zu bekommen. Einen Event kann man aber nicht nach Hause geschickt bekommen. Sollen Events online verkauft werden, kann also nicht mit den klassischen Onlineshops gearbeitet werden, vielmehr muss versucht werden, die Leistungen, die dem Kunden offeriert werden können, plastisch darzustellen. Bevor der Auftrag für die neue Eventhomepage an die Informatikagentur zum Programmieren gegeben wird, ist zuerst ein gutes Konzept zu entwickeln – genau wie bei einem richtigen Event. Man muss sich dessen bewusst sein, dass die Agentur nur zum Programmieren der Homepage beauftragt wird, die Ideen aber vom Betreiber selbst kommen müssen. Die Planungsphase muss also frühzeitig mit einem Briefing beginnen, in welchem die Hard- und Softfacts enthalten sind. Mit den Hardfacts werden die Zielgruppe, der Anlass, das Budget und die Leistungen, die erbracht werden müssen, definiert. Zu den Softfacts gehören die Aufgaben, die Ziele, die Einbettung in die Gesamtkommunikation, Lösungsansätze für mögliche Probleme, sowie mögliche externe Hilfestellungen.

3.3 Struktur der Webseite

Erst wenn diese Fragen alle geklärt sind und im Falle von Unklarheiten ein Re-Briefing durchgeführt wurde, beginnt die Gedankenarbeit über die Strukturierung oder das Design. Beim Des ign muss, wie bei allen anderen Aktivitäten, darauf geachtet werden, dass das Corporate Design angenommen wird. Das Firmenlogo muss stimmen und auch die Farben der Firma müssen mit einbezogen werden. Bei der Struktur einer Webseite für eine Eventagentur muss ein Kompromiss zwischen dem Einsatz multimedialer Mittel und der Usability gefunden werden. Auf der einen Seite muss versucht werden, sich von der Konkurrenz abzuheben, indem die Events, welche verkauft werden sollen, so plastisch wie möglich im Internet dargestellt werden; auf der anderen Seite darf die Usability darunter aber nicht leiden. Wird das Portal zu aufwändig gestaltet, kommt es zu einer Überreizung, die dazu führen kann, dass der potentielle Kunde sich nicht wohl fühlt und zu einem anderen Anbieter wechselt. Es muss ein Spannungsbogen erzeugt werden, der Lust auf mehr macht. Zum Beispiel kann durch eine provokante Frage, hinter welcher ein, unter dem Gesichtspunkt der Marketingstrategie, wichtiger Link versteckt ist, den Wohlfühlfaktor mehr steigern, als ein aufwändiges Flas hvideo, dessen Ladezeit mitunter auch noch lange dauert.

3.4 Präsenz im Web 2.0

Unter dem Begriff Web 2.0 versteht man moderne, interaktive Anwendungen im Internet. Der Begriff wurde von Tim O´Reilly 2005 in seinem Bericht “What is Web 2.0?” etabliert. Nach dem Platzen der Dot-Com-Blase im Herbst 2001 gab es einen Wendepunkt im Internet. Dieses wurde für den Nutzer mehr und mehr interaktiver und jeder konnte sich am neuen Internet beteiligen. Man konnte eigene Videos hochladen, selber Blogs schreiben und der Welt seine privaten Dateien zur Ver fügung stellen. Dies alles funktionierte vorher nur über private Homepages und bedurfte Programmierkenntnisse.

Von den vielen Anwendungen bei welchen man Dateien hochladen konnte, haben auch Unternehmen profitiert. Es war nunmehr möglich geworden auch ganze Firmendarstellungen als Video online zu stellen. Viele Unternehmen nutzen das Instrument des viralen Marketings, um sich im Internet selbst darzustellen. Bei vielen Videos, wie sie zum Beispiel bei Youtube zu sehen sind, handelt es sich um Marketingvideos. Das Vorschaubild für ein Video bei Youtube ist immer das Bild, welches genau nach der Hälfte des Videos zu sehen ist. Mit einer spezifischen Auswahl der Videomitte positionieren Unternehmen ihre viralen Marketingvideos auf diesem Portal und erreichen auf diese Weise hohe Klickzahlen.

Auch eine Besonderheit des Web 2.0 ist, dass das Internet nicht mehr nur einseitig funktioniert, das heißt, dass man etwas kauft und keine Rückmeldung der Öffentlichkeit geben kann, wie gut das Produkt war, sondern durch Blogs oder Foren Bewertungen geben kann. Viele Firmen bieten heutzutage schon auf ihrer Webseite ein eigenes Bewertungsforum an, da dies Vertrauen zu den Kunden schafft, auch wenn die Bewertungen nicht immer den Erwartungen entsprechen. Für eine Eventagentur lohnt sich das Web 2.0 insbesondere deshalb, weil über diese Plattformen die Angebote wesentlich effektiver und interaktiver vorgestellt werden können, als nur auf der Firmeneigenen Webseite. So können Videos vom letzen Event ins Internet gestellt werden, ohne den eigenen Server auszulasten oder für jedes Event kann eine Community erstellt werden, in welcher am nächsten Tag über die Qualität diskutiert werden kann. Auch ist es mittlerweile üblich, dass auf größeren Events Fotografen regionaler Partner anwesend sind, die Fotos von den Besuchern schießen und sie am nächsten Tag in das Internet stellen. Durch diese Instrumente wird eine Nachhaltigkeit geschaffen, die früher nicht oder nur beschränkt möglich war. Die Besucher freuen sich darauf, am nächsten Tag Bilder oder Videos der Veranstaltungen zu sehen und prägen sich so dauerhaft den Namen der Agentur oder des Veranstalters ein.