Facebook Twitter Gplus RSS
magnify

Die ALPEN-Methode (Serie: Zeitmanagement 2/5)

Gestern hatte ich über das Pareto-Prinzip geschrieben. Im zweiten Teil meiner Serie zum Thema Selbst- und Zeitmanagement geht es um die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode wird benutzt um einen realistischen Tagesplan zu erstellen. Mit ihrer Hilfe ist es möglich mit einem Planungsaufwand von 10 Minuten 1 – 2 Stunden einzusparen. Das Akronym Alpen bedeutet:

1. Aufgaben notieren

Bei diesem Punkt wird in Form einer To-Do-Liste ohne Rücksicht auf die Reihenfolge aufgeschrieben, was alles zu erledigen ist. Hierbei muss sich zum Beispiel die Frage gestellt werden, welche neuen Aufgaben hinzugekommen sind, welche periodisch wiederkehrenden Aufgaben zu erledigen sind und welche Aufgaben vom Vortag noch unerledigt geblieben sind.

2. Länge der Aufgaben schätzen

Hierbei muss die anstehende Aufgabe genau geschätzt werden. Es müssen sich Zeitlimits gesetzt werden und die Termine müssen mit genauen Zeiten aufgeschrieben werden. Aufgrund fehlender Erfahrung kann es gerade am Anfang zu Fehleinschätzungen kommen, welche aber im Laufe der Zeit durch ein genaues Zeitprotokoll korrigiert werden können.

3. Puffer einplanen

Unvorhergesehne Ereignisse und Probleme sind niemals die Ausnahme, sondern die Regel. Deshalb müssen auch für alle Aufgaben Pufferzeiten eingeplant werden. Hierbei kann man sich an die 60/20/20-Regel halten. 60 Prozent der Zeit wird für die eigentliche Aufgabe benutzt, 20 Prozent für Unerwartetes und 20 Prozent für spontane Aktivitäten. Auch muss auf den eigenen Biorhythmus und auf genügend Pausen geachtet werden.

4. Entscheidungen für Prioritäten setzen

Alle Arbeiten müssen realistisch eingeschätzt werden, ob sie auch in der vorgegebenen Zeit machbar sind. Es müssen immer Prioritäten gesetzt werden, das heißt, es muss rigoros zusammengestrichen oder gekürzt werden, dort wo die sich Aufwand und Nutzen in einem schlechten Verhältnis gegenüberstehen. Aufgaben müssen kategorisiert werden und gemäß Wichtigkeit und Dringlichkeit abgearbeitet oder verworfen werden (siehe ABC-Analyse).

5. Nachkontrolle

Die Nachkontrolle soll zum Selbstmanagement dienen, damit Fehler in der Zeitplanung korrigiert werden können und die Zeitplanung beim nächsten Mal optimiert wird. Hierbei werden sich die Fragen gestellt, ob man mit der Zeitplanung zurechtgekommen ist oder ob Aufgaben unerledigt geblieben sind. Diese werden entweder am nächsten Tag wieder in die Agenda aufgenommen oder gestrichen. Am Abend wird dann die Planung für den nächsten Tag erstellt, um sich unterbewusst schon auf den Tag vorzubereiten.

Mit der ALPEN-Methode kann auch eine Wochenplanung erstellt werden. Unter Berücksichtigung von Terminen und privaten Projekten wird so systematisch ein Projekt geplant. In dieser Planung werden vor allem die Punkte genannt, die besonders wichtig sind. Auch ein Ruhetag muss einplant werden, um sich Freunden und Familie zu widmen.

Beispiel und praktische Anwendung:

Die ALPEN-Methode findet vor allem bei Führungskräften Anwendung, die täglich komplexe Aufgaben erfüllen müssen. Damit sich der Manager unterbewusst auf den folgenden Tag vorbereiten kann, werden am Abend zuvor die Aufgaben notiert und definiert. In diese Liste fließen alle wichtigen Aufgaben und Termine, sowie Meetings, Telefonate und E-Mails mit ein. Durch eine strikte Zeitplanung und eine Einplanung von genügend Pufferzeiten, wird garantiert, dass man Herr seiner Lage bleibt und nicht von immer mehr Aufgaben erdrückt wird.

In den Pufferzeiten werden Störfaktoren berücksichtigt, wie zum Beispiel Kollegen, die unerwartet eine Unterredung wünschen oder längere Telefonate mit Kunden, welche nicht auf der To-Do-Liste standen.

Auf diese Art und Weise wird die eigene Effizienz erhöht und es bleibt mehr Zeit für beispielsweise kreative Aufgaben, wie neue Produkte entwerfen.

Morgen geht´s dann weiter mit der ABC-Analyse…

 

Schreib einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *